¿Desde cuándo puedo tirar la documentación de mi empresa? ¿Cuántos años hacia atrás puedo eliminar archivos?
Esta es una de las preguntas que más me hacen mis clientes. Hoy te voy a demostrar por qué, en realidad, no deberías tirar nunca la documentación de tu empresa.
En este vídeo analizo la normativa vigente (España 2025) y explico porque tras la reforma de 2015 en el Estado, 2017 en Gipuzkoa, la respuesta clásica de “guardar solo 4 años” dejó de ser válida en muchos casos.
1. La prescripción tributaria: cómo funcionaba antes Hasta 2015 (estado) y 2017 (Gipuzkoa), la regla general era clara, se podía destruir la documentación de los ejercicios ya prescritos, es decir, pasados 4 años desde el final del periodo voluntario de declaración del impuesto correspondiente. En sociedades, esto significaba que los ejercicios previos a unos 5 años atrás normalmente estaban prescritos y podía tirarse la documentación.
2. Qué cambió en 2015 (Estado) y 2017 (Gipuzkoa): Se introducen dos artículos clave art. 115 LGT, y su equivalente foral 111 NFGT, que permiten a la Administración inspeccionar jercicios prescritos si la comprobación afecta a un ejercicio no prescrito.
Los casos paradigmáticos son las Bases Imponibles Negativas (BINs) y las Deducciones Pendientes de Aplicación. La Administración no reabre el ejercicio prescrito, pero sí puede comprobarlo y modificar sus efectos si tienen impacto sobre un ejercicio no prescrito. De esta forma podrá investigar un ejericio prescrito, de forma que si el contribuyente no conserva la documentación, no podrá acreditar las bases negativas o las deducciones. Resultado: se pierden aunque procedan de un ejercicio prescrito.
3. El límite temporal: 10 años, 20 años (Gipuzkoa), para bases imponibles negativas y deducciones pendientes de aplicar existe un límite; 10 años (art. 66 bis LGT) • 20 años en Gipuzkoa. Pasado ese plazo, bastará acreditar que se declararon, que se incluyeron en una declaración del impuesto sobre sociedades en el ejercicio de su generacion. Pero aun así conviene conservar soporte documental.
Para el resto de conceptos, no existe límite: la Administración puede revisar ejercicios prescritos si afectan a un ejercicio vivo.
4. ¿Qué documentación puedo tirar entonces? En la práctica, ninguna, salvo que haga una digitalización íntegra y fiable. La digitalización es hoy en día la mejor estrategia, conserva todo sin ocupar espacio físico y garantiza que podrás defender bases, deducciones o ajustes contables, incluso aunque provengan de ejercicios muy antiguos.
5. Mi opinión jurídica. Esta normativa es, en mi criterio, una forma de vaciar la institución de la prescripción y trasladar las consecuencias de la inactividad administrativa al contribuyente. La Administración puede “esperar” a que se apliquen bases o deducciones en el futuro y revisar entonces ejercicios muy antiguos. En la práctica, esto reduce derechos y seguridad jurídica.