¿Cuánto tiempo debo Guardar la documentación de la empresa? ¿De cuántos años debo mantener la documentación? ¿A partir de qué año puedo tirar la documentación del negocio?
Pues bien, si te dijera que no puedes, o no deberías, tirar nunca la documentación de tu negocio, de ningún año ¿qué me responderías?
Si me hubieras hecho esta pregunta antes del año 2015 te hubiera respondido de forma más o menos concreta, que podías tirar la documentación de todos los ejercicios prescritos. Esto es, que podías tirar la documentación de más de 5 años. De 4 años atrás desde el día siguiente a la presentación de la declaración del Impuesto sobre Sociedades, 25 de julio, así que desde el 26 de julio. Suponiendo que hoy es el año n podrías tirar la documentación del año n-5 hacia atrás.
Pero, hoy como te digo, esto ya no es así.
En el año 2015 se hicieron unas modificaciones legislativas que posibilitan a la Administración Tributaria la comprobación, la revisión de casi cualquier año pasado, prescrito o no. Deste el año 2017 en Territorio Foral Guipuzcoano.
Como os digo, el derecho de la administración tributaria de inspeccionar y comprobar un ejercicio es imprescriptible, no prescribe nunca.
Pero vayamos por partes, os cuento
Este es uno de esos casos en que no hay diferencias principales entre la normativa estatal y la foral Guipuzcoana, por lo que nos guiaremos por la normativa estatal, haciendo menciones en su caso a las particularidades de la normativa Guipuzcoana cuando corresponda.
Como os he comentado en la introducción, hasta el año 2015, 2017 en el caso guipuzcoano, teníamos más o menos claro que, con carácter general podíamos tirar la documentación de periodos prescritos. Dejando al margen casos concretos, la regularización de los bienes de inversión en IVA, y considerando que el periodo de prescripción es de 4 años, desde el punto de vista fiscal, podríamos tirar la documentación de cinco años para atrás.
En todo caso, habría que recordar que el Código de Comercio nos obliga a mantener la documentación un plazo de 6 años y matizar que en determinados supuestos, ajenos al ámbito tributario, puede resultar necesario o conveniente conservar la documentación algún tiempo más.
Sin embargo, hoy, os diría que no podemos tirar la documentación casi de ningún año.
Sin perjuicio de que en una entrada posterior podamos tratar más en detalle qué es la prescripción, sí creo importante, mencionar brevemente en qué consiste.
La prescripción tiene su fundamento en la seguridad jurídica, en el principio de seguridad jurídica, persigue evitar la inseguridad constante y permanente, buscando consolidar a futuro la situación jurídica de las personas. La prescripción se gana por el con el transcurso del tiempo
En el ámbito tributario la prescripción implica dar lo hecho por el contribuyente como bueno, como definitivo e inamovible. Lo que implica que, una vez ganada la prescripción, la Administración Tributaria no podrá investigar, comprobar ni corregir lo declarado por nosotros en los distintos impuestos. Una vez transcurridos los años establecidos, actualmente 4, lo hecho deviene inatacable por la Administración y se consolida como definitivo, en consecuencia, no resultaría necesario mantener la documentación soporte, de ahí que se pueda destruir o tirar.
El cómputo del plazo de la prescripción, de esos 4 años empiezan contarse desde el día siguiente al que concluya el periodo voluntario de declaración del impuesto correspondiente. En el caso del Impuesto sobre Sociedades el plazo de prescripción comenzará a correr a partir del día siguiente al día en que finalice el plazo voluntario de declaración o autoliquidación.
En el impuesto sobre sociedades el plazo voluntario de declaración o autoliquidación son los 25 días siguientes, a los 6 meses desde la finalización del ejercicio. El 25 de julio para las empresas cuyo ejercicio social coincida con el año natural. Así la prescripción empezaría a contar, con carácter general, desde el 26 de julio del año siguiente. En Gipuzkoa el 25 de julio es festivo, el plazo de declaración en consecuencia por lo general concluye el día 26, por lo que el plazo de prescripción empezará a correr desde el día 27.
Pero qué sucede en el año 2015 para que esto cambie. Ese año 2015 se produce una modificación de la Ley General Tributaria que introduce un matiz importante en el ámbito de la prescripción. Se aprueba la modificación del artículo 115 de la Ley General Tributaria, artículo 111 de la NFGT en Gipuzkoa en 2017.
A grandes rasgos, y sin entrar en detalles estos artículos son similares y vienen a decir que la Administración tributaria podrá abrir inspección y comprobar cualquier ejercicio fiscal, incluyendo los prescritos, siempre que el resultado de esa inspección tenga incidencia, pueda producir efectos en un ejercicio no prescrito.
Está comprobación de un ejercicio prescrito no producirá en ningún caso corrección de lo declarado por el contribuyente en dicho ejercicio, ese ejercicio prescrito es inamovible, pero las consecuencias de su inspección las correcciones que la Administración realice en dicho ejercicio sí producirán efectos en los años no prescritos.
Pongamos un ejemplo para aclarar las cosas. En el caso de una empresa que, en el año 2023, se quiera aplicar unas bases imponibles negativas o unas deducciones pendientes de aplicación del año 2017, año ya prescrito. Antes de esta modificación, la Inspección tenía que aceptar como válidas las bases imponibles negativas y las deducciones no aplicadas declaradas, incluidas en la declaración de ese año 2017, sin poder entrar a comprobar su existencia. Bastaba que el contribuyente las hubiera declarado para que tuvieran que ser aceptadas por la Administración.
Tras la modificación del año 2015, la Administración podrá inspeccionar el año 2017, nos podrá pedir toda la documentación soporte justificativa de la correcta determinación de las bases imponibles negativas o de las deducciones acreditadas en el impuesto del año 2017. Podrá valorar su corrección fiscal y corregirlas en función de su análisis, de forma que, sin cambiar el año 2017, pueda corregir la aplicación que hayamos realizado en el año 2023.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que el que alega unas bases imponibles negativas o acredita unas deducciones en su declaración corre con la carga de la prueba de su existencia, de su efectividad, por lo que deberá mantener la documentación soporte que pruebe su existencia. Esto implica directamente que cuando tengamos bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicación de ejercicios prescritos deberemos mantener y guardar toda la documentación soporte que pruebe su existencia.
Que pasará en un caso similar, que nos inspeccionen el ejercicio prescrito origen de las bases imponibles negativas y de las deducciones pendientes de aplicación del que hayamos destruido la documentación. Pues muy sencillo, la Administración dará por no probadas, por no justificadas, las bases o las deducciones y no nos permitirá su aplicación en el ejercicio no prescrito, en nuestro caso el año 2023.
Consecuencia directa no nos conviene tirar o destruir la documentación soporte de los años prescritos años.
La introducción de este artículo 115 de la LGT, 111 NFGT en Gipuzkoa, lo que viene es a establecer que la facultad de comprobación de la inspección es imprescriptible, que puede inspeccionar y comprobar cualquier ejercicio pasado que tenga efectos en un ejercicio no prescrito. Su facultad o influencia afecta a cualquier concepto del impuesto, no solo a los dos vistos.
Pero sigamos con este tema, en estas modificaciones normativas se incluyeron otros artículos que inciden directamente en este asunto.
Las modificaciones normativas incluyeron a su vez el artículo 66 bis, en la Ley General Tributaria y el 65 bis en la norma foral general tributaria. Ambos artículos tienen un contenido similar y en ellos se limita temporalmente la capacidad de comprobación de la Administración en estos 2 conceptos concretos que acabamos de ver en nuestro ejemplo, en las bases imponibles negativas y en las deducciones pendientes de aplicación.
Así, el artículo 66 bis estatal limita la facultad temporal de comprobación de la Administración para comprobar las bases imponibles negativas y las deducciones pendientes de aplicación a un plazo de 10 años. En el caso de la norma guipuzcoana se establece un plazo de 20 años.
Más allá de estos plazos, no podrá comprobar la Administración su existencia, deberá aceptar como válido lo declarado por el Contribuyente. Mas allá de estos años el contribuyente es responsable de probar su declaración, no su existencia con documentación, aportando copia de la declaración del ejercicio en que se incluyeron. Un matiz más para guardar cierta documentación al menos.
Recordaremos en este punto que en el caso del Impuesto sobre Sociedades estatal las bases imponibles negativas pendientes de compensación no tienen un límite temporal para su compensación a futuro, frente a los 30 años en Gipuzkoa y que las deducciones pendientes de compensación el límite temporal de aplicación a futuro es de 15 años, mientras que en Gipuzkoa es de 30 años.
Por cerrar el círculo, y teniendo en cuenta que el tema principal de esta entrada de blog es el de determinar si puedo o desde cuando hacia atrás puedo tirar la documentación soporte de mi empresa, y volviendo al artículo 115 y 111 mencionados que literalmente contiene…
«Dichas comprobación e investigación se podrán realizar aún en el caso de que las mismas afecten a ejercicios o periodos y conceptos tributarios respecto de los que se hubiese producido la prescripción regulada en el artículo 66.a) de esta Ley, siempre que tal comprobación o investigación resulte precisa en relación con la de alguno de los derechos a los que se refiere el artículo 66 de esta Ley que no hubiesen prescrito, salvo en los supuestos a los que se refiere el artículo 66 bis.2 de esta Ley, en los que resultará de aplicación el límite en el mismo establecido…»
Por lo que en todo lo que no se refiera a bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicación la inspección nos podrá investigar cualquier año más allá de los 10 años o 20 años mencionados, siempre, eso sí, que el resultado de su comprobación pueda tener efectos en un año no prescrito.
Conclusión
Deberemos mantener y tener a disposición de la Administración Tributaria toda la documentación soporte de la empresa para la justificación y prueba correspondiente de lo declarado en cualquier año. Conclusión, no podemos tirar ni destruir la documentación de ningún ejercicio.